5 skutecznych narzędzi ułatwiających pracę zdalną

Praca zdalna dla wielu osób jest istnym wybawieniem – chęć samodzielnego zarządzania własnym czasem, brak fizycznej kontroli pracodawcy nad codziennymi poczynaniami oraz możliwość dokonania wyboru priorytetów codziennej pracy staje się czymś bardzo pożądanym. Praca zdalna niewątpliwie ma wiele zalet i dla wielu jest okazją do zaoszczędzenia dużej ilości czasu (np. brak codziennych dojazdów do biura). Z drugiej strony należy mieć świadomość „pułapek” i tego jak źle zorganizowana praca zdalna może przyczynić się do stania się nieefektywnym pracownikiem. Na co zwracać uwagę pracując poza biurem i jak być bardziej produktywnym? Najlepiej użyć gotowych narzędzi, które pozwolą nam stać się bardziej efektywnymi.

KeepMeOut to przeglądarkowe narzędzie, które powstrzyma Cię od częstego odwiedzania rozpraszających witryn w ciągu dnia. To co jest bardzo pomocne to fakt, że możesz samodzielnie ustawić własne zakładki dla swoich największych słabości – dla wielu będzie to Facebook, Twitter i Reddit. KeepMeOut ostrzeże Cię, jeśli odwiedzisz jedną z tych stron zbyt wiele razy w określonym przedziale czasowym (sam możesz ustalić ramy czasowe). A więc kiedy Twoja przeglądarka zacznie przypominać Ci o zbyt częstym odwiedzaniu Facebooka w trakcie pracy, nauczysz się dość szybko, aby odejść od tej nieproduktywnej pokusy.

Istnieje duże prawdopodobieństwo, iż najbardziej podstępnym zrządzeniem czasu jest Twoja skrzynka odbiorcza. Musisz być połączony z pocztą e-mail w trakcie dnia roboczego, aby pozostać w kontakcie z klientami i współpracownikami, ale zbyt łatwo jest dać się złapać w tzw. cykl sprawdź-odpowiedz-sprawdź. Sam pewnie nie raz złapałeś się na tym iż przez cały ośmiogodzinny dzień pracy po prostu nadrabiałeś zaległości w wiadomościach e-mail.

Cykl ten można jednak usystematyzować. SaneBox to „inteligentny filtr” analizujący Twoje nawyki e-mailowe, pozwalający określić, które wiadomości są rzeczywiście ważne, a które mogą chwilę zaczekać. Tylko najbardziej istotne e-maile są wysyłane do Twojej skrzynki odbiorczej, zaś pozostałe wiadomości przechodzą w specjalny folder zarezerwowany dla mniej tłoczących się emaili. W ten sposób, podczas konkretnego dnia roboczego, możesz spędzać czas tylko na e-mailach, które mają znaczenie.

Jeśli zarządzanie zadaniami stanowi dla Ciebie wyzwanie, powinieneś sprawdzić Todoist. Todoist pozwala bowiem na śledzenie zadań, podzadań, projektów, podprojektów, terminów płatności, powtarzających się zobowiązań, priorytetów, przypomnień – w zasadzie całego Twojego nakładu pracy. Istotnym jest fakt, że zadania są dostępne z dowolnej platformy – laptopa, smartfona, komputera stacjonarnego, tabletu itp. co czyni to narzędzie idealnym rozwiązaniem dla nawet najbardziej koczowniczych pracowników. Todoist oferuje także wspólne zadania dzielone między użytkowników.

Rozwiązania oparte na chmurze, służące do zarządzania dokumentami są dziś niezwykle popularne, ale przy tak dużej liczbie opcji do wyboru, synchronizacja danych mająca na celu wspólną pracę może stać się bardzo kłopotliwa. Załóżmy na przykład, że korzystasz z Dysku Google, ale Twój współpracownik woli używać Dropbox’a, zaś jeden z Twoich największych klientów zawsze korzysta z usługi OneDrive. Jak więc rozwiązać tę sytuację? Z którego narzędzia należałoby skorzystać w tej sytuacji?

Na szczęście rozwiązaniem tego dylematu jest TopDox, umożliwiający dostęp i edycję dokumentów przechowywanych na różnych platformach z jednej centralnej lokalizacji. Koniec przeskakiwania z karty na kartę – teraz wystarczy jak zalogujesz się do TopDox.

Byłoby niewybaczalnym wymieniając i zestawiając ze sobą jakiekolwiek aplikacje zwiększające produktywność, nie wspominając przy tym o Evernote. Aplikacja stała się bardzo popularna z uwagi na funkcjonalności jakie oferuje. Jej zasada działania jednak jest banalnie prosta: zbierz ważne wiadomości e-mail, wycinki z Internetu, dokumenty, notatki, listy rzeczy do zrobienia i przypomnienia w jednej lokalizacji w chmurze, a następnie uzyskaj do nich dostęp z dowolnego urządzenia.

Podczas gdy inne aplikacje mają wiele takich samych funkcji, dodanie przez twórców Skitcha naprawdę pomaga wyróżnić Evernote na tle innych, podobnych narzędzi. Skitch umożliwia użytkownikom dodawanie adnotacji do dokumentów za pomocą tekstu, kształtów i szkiców, dodając żywy element wizualny do własnych notatek osobistych i wspólnych dokumentów udostępnianych przez członków danej grupy.

Podsumowanie:

Narzędzia wspierające produktywność i zwiększające efektywność pracy zdalnej to jedynie dodatkowy sposób, aby praca zdalna była z każdym dniem bardziej wartościowa. Zebraliśmy najciekawsze względem nas narzędzia usprawniające pracę zdalną.  Ostatecznie jednak tylko Ty możesz stwierdzić, jakie są Twoje szczególne słabości. Potraktuj te pięć zebranych dla Ciebie narzędzi jako punkty odniesienia dla własnego planu produktywności. Użyj tych, które spełniają Twoje potrzeby, odrzuć zaś te, które nie są dla Ciebie i zawsze szukaj nowych, lepszych rozwiązań.